چگونه می توان مرخصی پرسنل را مدیریت کرد؟

کارکنانی که در مراکز و دفاتر مختلف کار می کنند، هر کدام دارای ساعات کاری مشخصی هستند که پس از انجام وظایف خود به آن حقوق تعلق می گیرد. اما بدیهی است که هر کارمند در طول دوره کاری خود و حتی در ماه یا هفته، ساعات کم یا زیادی را نیاز به مرخصی داشته باشد. بنابراین باید توجه داشته باشید که به صورت صحیح و با احترام با کارکنان برخورد کنید تا شور و انگیزه آن ها برای حضور در محل کار کاهش پیدا نکند. چرا که هر گونه برخورد نادرست ممکن است به مرور زمان باعث کاهش تمایل و علاقه کارکنان برای حضور در محل کار شده و حتی نیروهای کاری را از دست دهند. بنابراین باید توجه داشته باشید که باید به کارمندان فرصتی برای مرخصی گرفتن و پرداختن به کارهای شخصی بدهید. اما نکته مهم برای ثبت مرخصی کارکنان در مراکز و سازمان های مختلف، مدیریت ماموریت ها و مرخصی پرسنل است. به گونه ای که در روند مدیریت و پرداخت حقوق و دستمزد آن ها خللی وارد نشود. در ادامه این مقاله به بررسی کامل تر نحوه مدیریت مرخصی پرسنل می پردازیم.

انواع مرخصی کارمندان در قانون کار  

همه ما در طول دوره کاری خود بارها اصطلاح مرخصی گرفتن را شنیده ایم. منظور از مرخصی گرفتن زمانی است که کارمند و پرسنل یک سازمان یا مرکز اداری به خود اجازه می دهد، و به کارفرما درخواست می دهد که برای چند ساعت یا چندین روز، در محل کار حضور نداشته باشد. مرخصی ها به طور کلی به دو دسته مختلف تقسیم می شود که به شرح زیر است:

• مرخصی استحقاقی یا سالیانه
• مرخصی بدون حقوق
• مرخصی استعلاجی
• مرخصی ساعتی
• مرخصی ازدواج
• مرخصی زایمان
• مرخصی استحقاقی سربازی

بهترین نرم افزار مدیریت مانده مرخصی و اضافه کار پرسنل

زمانی که تعداد پرسنل و کارمندانی که در یک سازمان و شرکت مشغول فعالیت هستند، زیاد باشد؛ بدیهی است که مدیریت و کنترل کردن نحوه درخواست مرخصی پرسنل و تایید کردن آن کار آسانی نیست. علاوه بر این، لازم است که حتما از یک نرم افزار حضور غیاب حرفه ای برای ثبت مرخصی ها و تاثیر دادن آن در محاسبه حقوق و دستمزد استفاده کرد. بررسی و کنترل کردن این موارد به صورت دستی و با روش های سنتی کار آسانی نیست. اما زمانی که از یک نرم افزار تخصصی به منظور مدیریت مانده مرخصی و اضافه کار پرسنل استفاده شود، علاوه بر این که محاسبه حقوق کارمندان به همراه اضافه کار آسان تر خواهد بود؛ به کمک آن می توان در صورت لزوم برای کارمندانی که از حق مرخصی خود استفاده نکرده اند، تبعیض قائل شد. بدین صورت که پس از تایید شدن استفاده نکردن برخی از کارمندان از حق مرخصی خود، می توان به این گونه کارمندان امتیاز جداگانه اختصاص داد. علاوه بر این، با استفاده از نرم افزار مدیریت مانده مرخصی شرکت کسرا می توان، انواع و اقسام مرخصی را تعریف کرد و همچنین قوانین سازمانی مختلف را در آن پیاده‌ سازی نمود.

چگونه مرخصی پرسنل را می توان مدیریت کرد؟ 

همان طور که در پاراگراف بالا اشاره شد، مرخصی ها به دو دسته کلی تقسیم می شود و هر کارمند می تواند متناسب با نیاز خود یکی از انواع مرخصی ها را به کارفرما و مدیریت خود درخواست کرده و اعلام نماید. علاوه بر این، کارفرما و مدیر سازمان می تواند بر اساس نیاز کارمندان برای مرخصی، نحوه مدیریت و سیاست خود را برای کارمندان و پرسنل مشخص نماید. بنابراین زمان توافق کردن و بستن قرارداد کاری، باید سیاست کاری خود را با آن ها به اشتراک بگذارد تا زمان درخواست دادن برای مشتری از این موارد پرسنل نیز در جریان باشند. به طور کلی برای مدیریت کردن مرخصی پرسنل به موارد زیر توجه و دقت فرمایید:

•  

  مشخص کردن تعداد مرخصی های مجاز برای کارمندان

زمانی که در مورد مرخصی با پرسنل و کارمندان خود گفتگو می کنید، باید در سیاست کاری نوع و میزان مرخصی را مشخص کنید. سپس بررسی نمایید که روند مرخصی گرفتن کارمندان شما در بخش ها و واحدهای مختلف سازمان کاری شما چگونه است؟ بدین صورت که باید توجه داشته باشید و به خاطر بسپارید که چگونه و چه کارمندانی مرخصی می گیرند و از جزئیات ساعات کاری آن ها مطلع باشید.

• مشخص کردن نحوه درخواست دادن برای پرسنل

برخی از مدیران برای این که درخواست مرخصی از پرسنل خود را مشاهده و بررسی کنند، ترجیح می دهند که روش خاص و منحصر به فرد خود را داشته باشند. روش های مختلفی برای درخواست دادن پرسنل برای مرخصی وجود دارد که عبارتند از: ارسال ایمیل توسط پرسنل، برنامه سیستم حضور و غیاب اداری، ارسال پیامک، پر کردن فرم مربوطه توسط پرسنل و تحویل دادن آن به مدیر و ... . پس از آن یک تقویم جداگانه برای ثبت و مشخص کردن مرخصی کارمندان داشته باشید. سپس در آن تاریخ و زمان هایی که پرسنل درخواست مرخصی فوری داده و این درخواست رد شده، یادداشت کنید. همچنین می توانید یک فولدر جداگانه برای بایگانی کردن  درخواست مرخصی کارمندان داشته باشید.

اپلیکیشن حضور و غیاب کسرا راهکاری مطمئن برای محاسبه مرخصی کارمندان

یکی از راه کارهای دیگر برای مدیریت کردن مرخصی پرسنل و نحوه محاسبه کردن ذخیره مرخصی کارکنان دولت استفاده از اپلیکیشن حضور غیاب پیشرفته است. با استفاده از این اپلیکیشن می توانید به صورت دقیق و طبق ساعات کاری هر کارمند را ثبت نمایید. بنابراین برای محاسبه کردن حقوق کارمندان، واحد حسابداری با مشکلی مواجه نمی شود. همچنین در صورت بروز مشکل یا ضایع شدن حق کارمندان، می توان ساعات کاری و روزهای مرخصی را به کارمندان نشان داد و آن ها را در جریان گذاشت؛ تا اطمینان حاصل شود که حق و حقوق آن ها ضایع نشده است. شرکت کسرا به منظور راحتی کار دفاتر و سازمان های مختلف اپلیکیشن حضور و غیاب کسرا را با کیفیت منحصر به فرد و با انعطاف پذیری بالا برای استفاده آسان و راحت کسب و کارهای مختلف طراحی و عرضه نموده است. بنابراین می توانید متناسب با نوع کسب و کار خود بهترین نرم افزار و اپلیکیشن را استفاده نمایید.