جایگاه پیشرفت تکنولوژی در ایجاد نظم و افزایش بهروری سازمانی

با توجه به نقش اساسی انضباط کاری در سازمان‌ها و نقش بسزایی که در بالا رفتن سرعت، دقت و یکپارچگی انجام امور دارد می‌توان از آن به عنوان یک شاه‌کلید برای افزایش بهروری و رضایتمندی مشتریان استفاده کرد. اگر به عنوان یک کارفرما از نظم درون سازمانی و کاهش کارایی مجموعه کاری خود شکایت دارید و به دنبال ریشه یابی مشکل هستید، بهترین راه بازنگری شیوه‌های مدیریتی بکار رفته درون سازمان شماست. در سال‌های اخیر شاهد پر‌رنگ تر شدن نقش تکنولوژی در تدوین استراتژی‌های کاربردی و مدیریتی به عنوان ابزار کمکی برای مدیران هستیم.

شما به عنوان مدیر یک مجموعه موفق به منظور تثبیت و پایداری موفقیت مجموعه خود علاوه بر داشتن الگوهای اجرایی نیاز به پیش‌بینی آینده و استفاده از ابزرهای کمک مدیریتی خواهید داشت. در دنیای امروز و به دنبال نفوذ چشمگیر تکنولوژی در تمامی ابعاد زندگی بشری، شاهد نفوذ موفق آن در مباحث مدیریتی و درون سازمانی هستیم. تمایل به استفاده از انواع نرم‌افزار‌های مدیریتی و دستگاه‌هایی از جمله انواع دستگاه حضور و غیاب، اکسس کنترل و... گواهی بر نفوذ تکنولوژی در بحث مدیریت درون سازمانی است. در واقع استفاده از این ابزارها به نوعی بروزرسانی شیوه های مدیریت منابع انسانی  درون سازمان‌ها بشمار آمده که مشکلات مربوط به نظم کاری و بهره وری را به میزان زیادی کاهش می‌دهد. در ادامه قصد داریم چگونگی تاثیر‌گذاری استفاده از دستگاه‌های کنترل تردد در افزایش بهره وری و نظم درون سازمان را بررسی کنیم.  

چگونه یک سیستم مدیریت حضور و غیاب بهره وری کارکنان را افزایش می دهد؟

یکی از ابزار‌های اساسی برای اصلاح ساختار اشتباه در فعالیت‌های درون سازمانی که در تدوین اهداف بلند مدت یک شرکت نقش مستقیمی دارد، نظم درون سازمانی است. در واقع مشخص شدن جایگاه و نقش افراد در سازمان‌ها به طور مستقیم در مسئولیت پذیری و رسیدن به اهداف موثر است. به عنوان مثال در یک مجمموعه کاری زمان ورود و خروج کارمندان یکی از مهمترین نکات در ایجاد نظم درون سازمانی است. در صورتی که کارمندان راس ساعت معین در محل کار خود حاضر نبوده، روال انجام امور مختل شده و قطع به یقین منجر به نارضایتی مشتریان خواهد شد. بنابراین برای برقرار نظم در تردد پرسنل استفاده از دستگاه‌های کنترل تردد و نرم‌افزار‌های حضور و غیاب نقش تعیین کننده ای دارد.

یکی از مهمترین مزیت‌های استفاده از نرم افزار‌های کنترل تردد، امکان تعریف شیفت و زمانبندی کاری متنوع برای گروه‌های کاری مختلف است. به طبع و با توسعه کسب و کارها نیاز به ارائه راهکارهای جدید وجود دارد که در حال حاضر شاهد ارائه راه‌ حل‌های خوب توسط فعالان در زمینه ارائه سیستم‌های کنترل تردد هستیم. به عنوان مثال در دوران شیوع کرونا ویروس شاهد ارائه انواع اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی برای مدیریت و نظارت بر فعالیت پرسنل در شرایط دورکاری هستیم. در این میان می‌توان به اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی نانوتایم اشاره کرد که در کنار نسخه تحت وب نرم افزار حضور و غیاب نانوتایم، تکمیل کننده کیفیت دستگاه‌های کنترل تردد ارائه شده توسط این کمپانی است.

مهمترین مزایای استفاده از سیستم کنترل تردد در سازمان ها

سریع محاسبات حقوق و دستمزد:

استفاده از دستگاه حضور و غیاب  برای همه مجموعه‌هایی کاری بخصوص سازمان‌هایی که قوانین ادراه کار مبنای پرداخت حقوق و مزایای پرسنل آنهاست، بسیار ضروری و تاثیر گذار است. ساعات کاری از مهمترین پارامترهای محاسبه حقوق و دستمزد است که ثبت دقیق آنها در محاسبه دقیق حقوق و دستمزد پرسنل، ایجاد شفافیت بین کارمندان و سازمان و در نهایت افزایش رضایتمندی و بازدهی کارمندان تاثیر مستقیم دارد. با ثبت دقیق ساعات کاری و محاسبه حقوق و دستمزد با کمترین خطا، مانع از دریافت و پرداخت‌های اضافی و جلوگیری از متضرر شدن سازمان می جلوگیری خواهد شد. به طور کلی با استفاده از دستگاه‌های کنترل تردد و ایجاد نظم درون سازمانی شاهد افزایش سلامت روانی در محیط کار و افزایش بهروی سازمان خواهد شد.

افزایش نظم و انضباط کاری

استفاده از دستگاه‌های ساعت زنی در محیط‌های کاری نشان از اهمیت قانون و نظم در تردد پرسنل دارد. به همین دلیل کارمندان نیز موظف به رعایت قوانین تردد آن سازمان خواهند بود.

محاسبه دقیق زمان استراحت کارکنان

استفاده از دستگاه‌های کنترل تردد و نرم‌افزارهای مربوطه به طرز چشمگیری در افزایش بهروری سازمانی نقش دارد. به عنوان مثال در نرم افزار حضور و غیاب نانوتایم امکان تعیین بازه زمانی استراحت پرسنل وجود دارد و به این ترتیب پرسنل بیش از حد مجاز نمی‌توانند استراحت نموده و به موقع در محل کار خود حاضر خواهند شد.

کمک شناخت کارمندان موثر و اجرای طرح‌های تشویقی

در هر سازمانی حضور بموقع در محل کار و خروج بدون تعجیل از معیار‌های کارمندان وظیفه شناس است. وقت‌شناسی می‌تواند به عنوان معیاری برای طرحهای تشویقی کارمندان به منظور افزایش رقابت سالم و افزایش انگیزه کاری در بین کارمندان است. بنابراین داده‌های نرم افزار حضور و غیاب می‌تواند به عنوان ابزاری کاربردی مورد استفاده مدیران منابع انسانی قرار گیرد.

خود اظهاری و دورکاری

در شرایط حال حاضر جهان و ضرورت به انجام دورکاری، استفاده از نرم افزارهای کنترل تردد با قابلیت نصب بر روی گوشی یا تحت وب امکان خود‌اظهاری و ثیت شروع و اتمام زمان کاری را برای پرسنل دورکار فراهم میسازد. نرم افزار حضور و غیاب تحت وب و اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی نانوتایم، راهکاری نوین جهت شرایط دورکاری است. با ایتفاده از این دو ابزار نه تنها امکان ثبت تردد و مشاهده گزارش تردد توسط پرسنل وجود دارد، بلکه کارفرمایان میتوانند به راحتی در هر نقطه از دنیا پرسنل خود را رصد کنند.

کنترل دسترسی

اما در برخی از نمونه‌های دستگاه حضور و غیاب امکان تعیین سطح دسترسی افراد به مکان های مختلف با استفاده از اکسس کنترل وجود دارد.

کمک به حفظ محیط زیست 

استفاده از دستگاه‌های کنترل تردد برای ثبت و مدیریت داده‌ها و عدم استفاده از روش‌های سنتی به طور چشمگیری در کاهش مصرف کاغذ تاثیر دارد. به این ترتیب با خروجی گرفتن از نرم افزار کنترل تردد و ارائه به کارمندان واحد حسابداری علاوه بر کاهش میزان خطا مانع از هدر رفت مقادیر زیادی کاغذ خواهیم شد. حتی استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی و امکان ارائه گزارشات تردد در اپلیکیشن برای هر پرسنل یکی از مهمترین فاکتورهای کاهش مصرف کاغذو کمک به محیط زیست است.

افزایش بهداشت

در دوران پاندومی کرونا استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب با الگوریتمهای شناسایی پیشرفته از جمله دستگاه تشخیص چهره با ماسک نقش بسزایی در افزایش ایمنی و جلوگیری از شیوع بیماری دارد.