آشنایی با انواع تجهیزات و ماشین‌های اداری

امروزه ماشین اداری قسمتی از ابزار مهم یک اداره به شمار می روند و با هدف عملکرد بهتر، سریع تر و دقیق تر از آنها استفاده می شود. این ماشین ها دارای انواع متعددی هستند که در حال حاضر در زمره لوازم ضروری ادارات به شمار می روند. درواقع ماشین های اداری کمک می کنند تا عملکرد کارمندان و افراد بهتر شده و تسریع پیدا کند. پیش از این تجهیزات اداری بسیار محدود بود اما با گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی، حوزه های مختلف کاری توانستند با کمک این دستگاه ها نیازهای مختلف خود را برطرف کنند. بسیاری از سازمان ها برای دسترسی بهتر به این دستگاه ها از طریق برگزاری مناقصه اقدام به خرید آنها می کنند.

ماشین های اداری دستگاه هایی هستند که در سازمان ها و ادارات مختلف از آنها استفاده می شود و کاربردهای مختلفی نیز دارند. از گذشته تا به امروز این دستگاه ها دستخوش تغییرات بسیاری شده اند و از جمله پرکاربردترین آنها می توان به چاپگر یا همان پرینتر، دستگاه کپی، اسکنر، دستگاه پرس کارت شناسایی و لیبل پرینتر اشاره کرد. ما در ادامه این مقاله به بررسی انواع ماشین های اداری می پردازیم. پس با ما همراه شوید.

انواع ماشین اداری

ماشین های اداری دارای تنوع بسیاری هستند که ما به برخی از آنها در ادامه اشاره می کنیم.

- دستگاه پرینتر

هر مجموعه اداری در هر زمینه ای که فعالیت کند؛ برای انجام کارهای خود، نیاز به تعدادی دستگاه چاپگر دارد. این نوع از دستگاه ها می توانند مدارک و اسناد الکترونیکی را به اسناد کاغذی تبدیل کنند و امروزه به عنوان پرکاربردترین ماشین های اداری به شمار می روند. در طول سال های گذشته، تلاش های بسیاری با هدف الکترونیکی کردن خدمات اداری انجام شده و در همین زمینه هم مدیران اداری سعی کرده اند تا استفاده از کاغذ را در امور اداری خود به پایین ترین میزان برسانند اما همچنان نتوانسته اند به صورت کامل به این خواسته برسند و همچنان نیز چاپگر و پرینتر به عنوان پرکاربردترین ماشین اداری در سازمان ها و مجموعه های مختلف استفاده می شود. پرینترها دارای انواع گوناگونی هستند که  از جمله آن ها می توان به پرینتر جوهرافشان، لیزری، سوزنی و ... اشاره کرد.

- دستگاه کپی

در گذشته برای آن که از یک سند نسخه دیگری نیز داشته باشند؛ آن را با استفاده از دست مجدد تهیه می کردند که به آن دست نویسی یا تایپ مجدد می گفتند. این کار در کنار هزینه های بالایی که داشت؛ زمان زیادی را نیز از افراد می گرفت. به صورتی که مدیران اداری مجبور بودند افرادی را با عنوان کاتب استخدام کرده و از آنها برای تهیه کپی اسناد کمک بگیرند. اما با گذشت زمان و پیشرفت تدریجی علم دستگاه هایی به وجود آمد که می توانست نسخه کپی اسناد را با کیفیتی پایین تولید کند. این دستگاه ها روز به روز پیشرفت کردند و هم اکنون در قالب دستگاه های کپی حرفه ای در بازار وجود دارند. این دستگاه ها دارای انواع مختلفی مانند دستگاه کپی تک کاره و چند کاره هستند  و از امکانات فوق العاده کاربردی برخوردار هستند. این نوع از ماشین های اداری توانایی آن را دارند که حجم انبوهی از اسناد را در مدت زمان بسیار کوتاهی پردازش کرده و از آن کپی بگیرند.

- دستگاه پرس کارت شناسایی

یکی دیگر از انواع ماشین های اداری، دستگاه پرس کارت شناسایی است. از این دستگاه ها عمدتا در اکثر ادارات استفاده می شود. برای مثال برای محافظت از یک سند می توان دولایۀ نازک از پلاستیک شفاف در هر دو طرف کاغذ سند آب بندی حرارتی کرد. یک کاغذ به درون یک ورقه لمینت (پرس) فرستاده می شود که معمولا اندازه این ورقه دوبرابر اندازه یک برگ سند است اما این ورقه لمینت از وسط به دو نیم ، تا می شود.یک حاشیه مناسب و کافی از ورقه لمینت در دور تا دور سند باقی می ماند و سپس پلاستیک ذوب می شود و یک آب بندی دائمی بر روی برگه سند و پلاستیک در درون یک جلد مخصوص قرار داده می شوند که این کار باعث می شود کاغذ به آرامی از درون دستگاه عبور کند و به غلتک های داغ دو طرف آن نچسبد.

- دستگاه اسکنر

دستگاه های اسکنر دستگاه های ورودی هستند که می توانند مدارک را به فرمت های دیجیتال تبدیل کنند. از جمله این مدارک به عکس ها و صفحات متنی و دیگر سندها می توان اشاره کرد. با کاری که اسکنرها انجام می دهند شما می توانید اسناد و مدارک خود را در سیستم ها بازخوانی کنید، تغییر دهید و یا ویرایش کنید. باید دقت داشته باشید که برای خرید اسکنر باید به عمق و وضوح رنگ، اندازه ای که به فایل تبدیل می کند، سازگاری نرم افزار، دیگر خدمات و… توجه کنید.

- لیبل پرینتر یا پرینتر بارکد

لیبل پرینتر یا پرینتر بارکد هم جزو ماشین های اداری به شمار می رود و ممکن است این دستگاه هم بیش از دیگر تجهیزات در یک اداره یا شرکت مورد نیاز باشد. از جمله کاربردهای لیبل پرینتر به این موارد می توان اشاره کرد: برای تولید لیبل های سه بخشی ، برای نشاندار کردن جعبه های پستی ، برای تولید برچسب های پوشه های بایگانی ، برای ساخت علائم “خرابی “برای قرار دادن خلاصه دستورالعمل مربوط به وسایل آشپزخانه مثل دستور “لطفاً بعد از هر بار استفاده تمیز فرمایید “بر روی مایکروویو یا دستور “لطفا هر جعبه محتویات را خارج کنید “، بر روی یخچال یا برای چسباندن یک شماره مهم بر روی یک دکمه جانبی تلفن، برای شناسایی سخت افزارهای کامپیوتر ، برای ساخت برچسب های اسم ، برای نشاندار کردن کابل و سیم ها مثل “مانیتور به منبع تغذیه “منبع تغذیه به مانیتور” روتر به مودم “ و خیلی از موارد دیگر که در اطراف خود زیاد می بینیم.

- دستگاه فکس

دستگاه فکس یکی دیگر از انواع ماشین ادرای است که با کمک آن می توان نامه های اداری را با استفاده از خطوط تلفن ارسال کرد. برای این کار کاغذ وارد دستگاه فکس می شود و از طریق این دستگاه اسکن شده و با استفاده از خط تلفن ارسال می شود. فکس دارای سه مدل کاربنی، لیزری و حرارتی است که شما با توجه به نیاز خود باید آن را تهیه کنید. برای مثال برای شرکت های کوچک باید دستگاه حرارتی را که دارای سرعتی کمتری است تهیه کرد. برای خرید دستگاه فکس می توانید به پیغام گیر بودن، دسترسی داشتن به خط تلفن، حافظه  داخلی داشتن و غیره توجه کنید. برخی از دستگاه های فکس کاغذ هم برش می دهند و قبل از خرید می توانید به این چند مورد و دیگر موارد توجه کنید.

مناقصات ماشین اداری

ماشین اداری نیز مانند موضوعات مختلف دیگر وارد فرایند مناقصات شده است. در این فرایندها شرکت های دولتی و خصوصی برای خریداری انواع این دستگاه ها از شرکت های مختلف، اقدام به برگزاری مناقصاتی می کنند که با اعلام یک فراخوان عمومی این فرایند آغاز می شود. سپس شرکت کننده ها اقدام به ارائه اسناد و مدارک خود کرده و وارد فرایند رقابتی مناقصه می شوند. مناقصات ماشین اداری عمدتا در زمینه هایی مانند مناقصه خرید تجهیزات کامپیوتری، خرید سامانه ثبت تردد، خرید  و نصب تجهیزات ضروری اداری و غیره انجام می شود که پیمانکاری که دارای ویژگی های کیفی لازم بوده و قیمت مناسب تری را ارائه دهد در این زمینه برنده مناقصه خواهد شد. ارتباط گستران هزاره در این زمینه یکی از مراجعی است که آگهی های مناقصاتی و مزایداتی متعددی را در سطح کشور پوشش می دهد و شما با مراجعه به آن می توانید از آگهی های متنوعی مطلع شوید.